【Outlook活用術】PSTファイルの正しい運用法と注意点

💻PC・デバイス操作ガイド（Tech Tips）

こんにちは

私です

今日も引き続き、Outlookの話をしたいと思います。

メールデータってどこに保管されているか皆さんご存じですか？

ご存じですよね？

そうです。

メールサーバーです

ほとんどがサーバー保管されているので、PCとスマホ、どっちから見ても同じメールがちゃんと確認できます。

が、そのメールサーバー、容量って決まってます。

例えば、Microsoft365なら一般的には50~100GBまで

Outlookを長く使っていると、気づかないうちにメールデータが膨大になりがちです。そんなときに役立つのが「PSTファイル（Outlookデータファイル）」。
しかし、便利な一方で運用を誤るとデータ破損やメール紛失といったトラブルにもつながります。
この記事では、PSTファイルのメリット・デメリット、そして安全な使い方をわかりやすく解説します。

🔹PSTファイルとは？

PSTファイルは、Outlookのメール・予定表・連絡先などをローカル（自分のPC）に保存するデータファイルです。
特にPOPアカウントでOutlookを使っている場合、受信メールは自動的にPSTファイルに保存されます。

📂 保存場所の一例（Windows）

C:\Users\[ユーザー名]\Documents\Outlook ファイル\

🔸PSTファイルのいいところ（メリット）

✅ 1. メールをローカルで安全に保管できる

サーバー容量に制限がある場合でも、古いメールをPSTに移せばサーバーを圧迫しません。

✅ 2. バックアップ・引き継ぎに便利

PCを買い替えたり、別の環境にOutlookを移行する際も、PSTファイルをコピーするだけでデータを引き継げます。

✅ 3. プロジェクト・年単位で整理できる

「2024年分」「案件別」など、自分好みの分類で管理できるのも魅力です。

🔻PSTファイルの注意点・デメリット

⚠️ 1. ファイル破損のリスクがある

PSTは**容量制限（Outlook 2010以降は50GB）**があり、超えると破損することがあります。
→ 定期的にアーカイブして軽量化するのがおすすめです。

⚠️ 2. ネットワークドライブでの利用はNG

NASやクラウドドライブ上に直接置くと、通信の瞬断などで破損しやすくなります。
→ ローカルディスクに保存し、バックアップのみ外部に取るのが安全です。

⚠️ 3. フォルダ構成が崩れる場合がある

PSTを移動・削除すると、Outlookの仕分けルールが「宛先フォルダが見つかりません」となり、自動的に削除済みフォルダへ移動してしまうケースも。
→ 移動や削除の前にルールを確認・更新しておきましょう。

💡おすすめのPST運用法

  1. 年ごと・案件ごとに分ける
    　→ 「2025業務.pst」「A社プロジェクト.pst」など、後で検索しやすくなります。

  2. 定期的にバックアップを取る
    　→ 外付けSSDやクラウド（OneDriveなど）へコピーしておくと安心。

  3. アーカイブ機能と併用する
    　→ 「ファイル ＞ ツール ＞ 古いアイテムの整理」から自動化も可能。

🧭まとめ

PSTファイルは、Outlookを長期的に使う上で欠かせないツール。
ローカルにメールを保存することでサーバーを軽くできる一方、扱いを誤ると破損や紛失のリスクもあります。

👉 安全に使うポイントは以下の3つ：

  • 定期的にバックアップを取る

  • ネットワーク上で直接使わない

  • 容量をこまめに確認・分割

日々の業務メールを整理して、Outlookをよりスッキリ快適に使いましょう。

📘 参考ソース

それでは今日はこの辺で

まったねー

 

コメント

タイトルとURLをコピーしました