こんにちは
私です
今日は今や欠かせないツールの一つになっている「メール」についてお話ししたいと思います。
メールがどんどんたまって「どれが重要かわからない…」と感じたこと、ありませんか？
それもそのはず、Outlookは便利な反面、整理の仕方を知らないとすぐに“受信トレイ地獄”に陥ります。
連休明けの朝に見るメールほどいやな物はない・・・なんて方もいるはず
今回は、Outlookを快適に使うための整理術とおすすめ設定をまとめました。
1️⃣ 受信トレイを自動で整理！「仕分けルール」を活用しよう
Outlookには、条件に応じてメールを自動的にフォルダへ振り分ける「仕分けルール」機能があります。
たとえば──
上司からのメール → 「重要」フォルダへ
請求書の件名を含むメール → 「経理」フォルダへ
ニュースレターやメルマガ → 「購読情報」フォルダへ
といった感じで、自動化すれば受信トレイが一気にスッキリします。
🔧 設定手順
Outlook上部メニューから「ルール」→「ルールと通知の管理」を開く
「新しいルール」→「指定した条件に一致するメッセージをフォルダーに移動する」
条件と移動先フォルダーを指定して保存
⚠️ 注意点：仕分けフォルダーを削除するとメールも消える
仕分けルールで指定した移動先フォルダーを削除する（削除済みフォルダに移動させる）と、そのフォルダー内のメールは自動的に「削除済みアイテム」へ移動します。
特に社内共有用や一時フォルダーなど、整理の過程で削除する場合は注意が必要です。
削除前にフォルダー内を確認してから実行したほうがよいですよ。
📘 参考：
Outlook のルールを作成してメール メッセージを自動的に整理する – Microsoft サポート
2️⃣ 「フォーカス受信トレイ」で重要メールを見逃さない
Outlookの「フォーカス受信トレイ」は、AIが重要なメールを自動で振り分けてくれる便利機能。
仕事のメールが多い人は特におすすめです。
🔹 有効化方法
[表示] タブ → 「フォーカス受信トレイを表示」
Outlookが自動的に「フォーカス」と「その他」に分類
学習機能があるため、**「これは重要」「これは後回し」**と使い続けるほど精度が上がります。
3️⃣ カテゴリと色分けで“視覚的に”スッキリ整理
メールの内容や目的に応じて「カテゴリ（色ラベル）」を設定すると、一覧性がぐっと上がります。
例：
赤：至急対応
青：要確認
緑：完了済み
色分けルールをチームで統一すれば、社内のメール共有もスムーズです。
また、Outlookカレンダーと連動させると「この案件メール → スケジュール登録」がワンクリックで可能になります。
4️⃣ 不要メールを一気に削除！検索フォルダーとクリーンアップ機能
メール容量がいっぱいになると、動作も重くなりがち。
そんなときに役立つのが「検索フォルダー」と「クリーンアップ」機能です。
🔍 検索フォルダーの使い方
左のナビゲーションで「検索フォルダー」→「新しい検索フォルダー」
条件（例：1年より前、添付付きなど）を指定
🧹 クリーンアップ機能で一気に整理
「ホーム」→「クリーンアップ」→「スレッドをクリーンアップ」で、
重複メールを自動削除して容量を節約できます。
5️⃣ 整理のコツは“仕組み化”と“定期的な見直し”
一度整理しても、そのままではまた溜まります。
大事なのは、週に1回の見直し習慣。
フォルダー構成を見直し、不要になったルールを削除しましょう。
また、OneDriveやTeamsと連携しておけば、メール添付を共有リンクに変換できるため、容量削減にもつながります。
✨ まとめ
Outlook整理の基本は、
自動化（仕分けルール・フォーカス受信トレイ）
視覚整理（カテゴリ）
定期的なメンテナンス
の3ステップです。
一度整えてしまえば、日々の業務が驚くほどスムーズになりますよ
📘 参考リンク：
Outlook管理ガイド – Microsoft Learn
それでは今日はこの辺で
まったねー
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